TERMINOLOGI MANAJEMEN KAFE

Sri Mulato [cctcid.com]

ASPEK ORGANISASI

Cafe: bahasa Indonesia ditulis Kafe. Berasal dari kata Prancis yang berarti “kopi”.

Karakteristik bisnis Kafe adalah,

1. menu utama kopi, teh, cokelat, sandwich, pastry, dan makanan ringan lainnya.
2. suasana yang santai dan nyaman, cocok untuk bersantai, bekerja, atau bertemu teman.
3. interior bergaya unik dan variatif dengan konsep “in-door” atau “out-door”.
4. target pasar berbagai kalangan, mulai dari pelajar, pekerja kantoran dan

 Bisnis kafe:

1. Kegiatan ekonomi sistematis dan terukur untuk menghasilkan barang atau jasa berbasis kopi.
2. Melakukan transaksi kepada pihak lain [konsumen] untuk mendapatkan keuntungan.
3. Berbentuk bisnis mikro, menengah dan besar yang dimiliki oleh individu maupun kelompok.

Manajemen kafe:

1. mengatur seluruh kegiatan usaha kafe
2. mengkoordinasikan dan
3. optimalisasi fungsi sumberdaya [SDM, Modal, Material, Metoda, Mesin].

Fungsi manajemen:

1. Perencanaan: menyusun strategi dan langkah-langkah dalam mencapai tujuan bisnis
2. Pengorganisasian: mengatur sumber daya yang ada di dalam perusahaan
3. Pengarahan: menciptakan lingkungan kerja yang efektif dan efisien
4. Pengendalian: mengatur pola kerja dan bisnis sesuai dengan standar yang telah diatur
5. Penenatapan strategi risiko kerugian.

Struktur organisasi: sistem hierarki yang mengatur alur kerja tugas, tanggung jawab dan wewenang karyawan sesuai kompetensinya untuk menjalankan operasional kafe secara efektif dan efisien.

Diagram organisasi:

Struktur organisasi kafe bersifat variatif tergandung pada skala bisnis dan aturan pemiliknya [owner]. Gambaran umum struktur organisasi kafe adalah sebagai berikut,

Fungsi organisasi:

1. Mengatur operasional organisasi secara efisien.
2. Mempermudah komunikasi antar bagian/divisi.
3. Mengidentifikasi masalah dan menyelesaikannya secara cepat.

 Tugas dan kewajiban

Owner

1. Pemilik bisnis yang bertanggung jawab atas keputusan strategis dan investasi.
2. Memantau keseluruhan operasional melalui laporan dari manajer toko.

Store Manager

1. Bertanggung jawab atas pengelolaan harian coffee shop.
2. Mengawasi staf dan memastikan semua aspek operasional berjalan lancar.

Barista Supervisor

1. Memimpin tim barista dan memastikan kualitas minuman terjaga.
2. Melatih barista baru dan membantu menyelesaikan masalah di area kerja.

Head Barista

1. Barista dengan pengalaman lebih yang memastikan standar pelayanan tinggi.
2. Membantu Supervisor dalam mengelola tim barista.

Barista

1. Membuat minuman, memberikan rekomendasi menu kepada pelanggan, dan menjaga kebersihan area kerja.

Waitress

1. Melayani pelanggan di meja, menerima pesanan dan memastikan kenyamanan pelanggan.

Kasir

1. Mengelola transaksi pembayaran dan menyusun laporan keuangan harian.

Kitchen Staff

1. Menyiapkan makanan ringan atau menu lain sesuai pesanan pelanggan.

Marketing

1. Mengelola promosi dan strategi pemasaran untuk menarik lebih banyak pelanggan.

Cleaning Staff

1. Bertugas menjaga kebersihan area coffee shop, termasuk meja-kursi dan fasilitas lainnya.

ASPEK AKUTANSI

Pembukuan

Pembukuan adalah dokumentasi transaksi secara kronologis. Bisa dilaakukan secara manual dalam buku jurnal [excel] atau menggunakan software akuntansi yang secara otomatis melacak dan memantau setiap transaksi.

Biaya pokok pembuatan per cangkir kopi adalah total biaya yang dikeluarkan untuk membuat dan menjual secangkir kopi.

 Akuntansi

Pemilik bisnis dapat menggunakan salah satu dari dua proses pada bagian akuntansi: akuntansi tunai atau akuntansi akrual.

Akuntansi Tunai. 

Pencatatan pendapatan dilalukan saat pembayaran tunai.

Akuntansi Akrual. 

Pencatatan pendapatan dan pengeluaran saat terjadi transaksi. Meskipun realisasi pembayaran dilakukan beberapa bulan berikutnya.

Jurnal Umum 

Dokumen untuk melacak dan mencatat alitan uang per periode secara kronologis.

Bermanfaat untuk memantau saldo rekening, kredit, dan debit untuk mendapatkan gambaran besar dari keseluruhan bisnis.

Aktiva [Assets]

Dokumen cacatan asset hak milik perusahaan baik bersifat “lancar” maupun “tetap”.

Aktiva Lancar [Current Assets]. 

Asset yang dapat dikonversi menjadi uang tunai dalam satu tahun. Contohnya seperti akun bisnis, stok, dan barang dagangan.

Aktiva Tetap [Fixed Assets ]. 

Penggunaan aset dalam jangka panjang dan berulang tanpa bermaksud menjual, seperti ruang kantor, peralatan produksi, furniture.

 Pendapatan [Income]

Penghasilan dari kegiatan usaha berupa produk dan pelayanan

Biaya Penjualan

Biaya penjualan adalah biaya variabel yang besarnya tergantung pada volume distribusi produk [pengemasan, pengiriman].

Margin Laba Kotor

Jumlah pemasukan sebelum dikurangi pajak.

Margin Laba Bersih

Jumlah pemasukan sesudah dikurangi pajak.

Pengeluaran

Biaya untuk keperluan produksi, pelayanan dan distribusi produk.

Kewajiban [Liabilitas]

Hutang kepada pemasok.

Penyusutan [Depresiasi]

Penenurunan nilai-nilai jual peralatan produksi.

Ekuitas

Ekuitas termasuk penyertaan modal. Dianggap sebagai tetap untuk penggunaan jangka panjang.

Neraca Keuangan

Pada akhir periode akuntansi [per akhir bulan, kuartal]. Debit dan kredit dalam buku besar dihitung neracanya untuk mencari titik keseimbangannya.

Rencana usaha

Dokumen ini berisi informasi tentang rencana produksi, pemasaran, strategi penjualan, pelanggan kedai kopi, struktur harga, pesaing, tenaga kerja yang dibutuhkan, dan rencana keuangan.

POS [Point of Sale]

Sistem transaksi penjualan yang digunakan di Kafe untuk mencatat pesanan, pembayaran dan pengelola keuangan. Manfaat POS,

1. Meningkatkan efisiensi dalam pembayaran.
2. Mempermudah pencatatan transaksi dan laporan keuangan.
3. Mengintegrasikan berbagai metode pembayaran [tunai, kartu, Qris].
4. Memantau stok bahan baku dan inventaris dengan lebih baik.
5. Minimalisasi kesalahan karyawan [human error].

Inventory Management

Pengelolaan stok bahan baku dan perlengkapan Kafe agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan persediaan. Sistem POS yang baik dapat membantu dalam mencatat dan memantau stok dengan lebih akurat.

Staffing

Proses perekrutan, pelatihan, dan pengelolaan karyawan Kafe. Manajemen staf yang baik dapat meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan.

Formulasi menu

Strategi untuk menarik pelanggan dan meningkatkan penjualan. Ini melibatkan analisis popularitas dan profitabilitas dari setiap item menu.

Grinder: Mesin yang digunakan untuk menggiling biji kopi agar mendapatkan ukuran bubuk kopi yang sesuai dengan metode penyeduhan yang digunakan.

Milk Frother: Alat yang digunakan untuk menghasilkan busa susu, yang penting dalam pembuatan minuman berbasis susu seperti cappuccino dan latte.

Coffee Machine: Mesin yang digunakan untuk menyeduh kopi secara otomatis, baik untuk espresso maupun metode lainnya.

Espresso Machine: Mesin khusus yang digunakan untuk membuat espresso dengan tekanan tinggi.

Coffee Grinder: Alat penggiling kopi yang digunakan untuk menghasilkan bubuk kopi dengan tekstur yang sesuai dengan kebutuhan penyeduhan.

Walk-In: Pelanggan yang datang langsung ke cafe tanpa melakukan reservasi sebelumnya.

Takeaway: Pesanan makanan atau minuman yang dibawa pulang oleh pelanggan, bukan dikonsumsi di tempat.

Menu Spesial: Menu spesial yang sering berganti sesuai dengan musim, tren dan ulang tahun.

 

=====O=====